Haii Sahabat. Postingan kali ini sena bakal kasih contoh makalah yang udah pernah sena buat.
Kata Pengantar
Puji syukur saya
panjatkan ke hadirat Tuhan yang Maha Esa atas waktu dan kesempatan yang
diberikan sehingga saya dapat menyelesaikan makalah dalam rangka memenuhi tugas
mata kuliah Manajemen perkantoran dengan
tapat pada waktunya. Tidak lupa saya sampaikan terima kasih yang
sebesar-besarnya kepada yang terlibat secara langsung maupun tidak langsung
dalam penyusunan makalah ini yang
berjudul Tata letak ruang kantor.
Saya menyadari dalam penyusunan makalah ini bisa dikatakan masih jauh dari
kata sempurna untuk itu saya mengharapkan kritik dan saran yang membangun agar kedepannya baik lagi.
Pangkalan Bun, 17
November 2016
Penyusun
Siti
Mifa Sena
Daftar
Isi
Kata pengantar.......................................................................................... i
Daftar isi.......................................................................................................... ii
BAB
I PENDAHULUAN
1.1 latar
belakang......................................................................................... 1
1.2 rumusan
masalah.................................................................................... 1
1.3 Tujuan
penulisan.................................................................................... 1
BAB
II PEMBAHASAN
2.1 Tata ruang
kantor............................................................................ 2
2.2 Manfaat tata
ruang kantor.............................................................. 2
2.3 Tata ruang
kantor terbuka............................................................... 3
2.4 keuntungan
tata ruang kantor terbuka ........................................... 3
2.5 menyiapkan
layout tata ruang terbuka............................................ 4
2.6 teknik
penataan meja kerja ruang kantor........................................ 5
2.7 asas – asas
tata ruang kantor........................................................... 6
BAB
III PENUTUP
3.1 Kesimpulan..................................................................................... 8
3.2 saran ............................................................................................... 9
Daftar pustaka........................................................................................... 10
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Dalam melaksanakan suatu tata
usaha, salah satu faktor yang menentukan keberhasilannya adalah penyusunan
tempat kerja dan alat-alat perlengkapan kantor dengan sebaik-baiknya. Jika
dilihat dari sisi pegawai, ketepatan pemilihan tata ruang kantor ini dapat
menentukan produktivitas, kekreatifan dan kenyamanan karyawan secara tidak
langsung. Begitu pula jika dihubungkan dengan tingkat efisiensi dan efektivitas
kegiatan. Tata ruang dan lingkungan fisik kantor dapat menentukan bagaimana
kualitas serta kuantitas hasil pekerjaan yang dilakukan.
Pada saat ini, lahan kosong
banyak dijadikan perkantoran modern. Walau terasa luasnya kurang ideal, tetapi
kenyataannya tetap berdiri sebuah kantor. Dari penjelasan ini, maka dapat
diambil kesimpulan, bahwa segalanya dapat diatasi, jika teknik atau taktik yang
digunakan baik dan dapat menyesuaikan kriteria. Apa dan bagaimana teknik-teknik
yang paling tepat dan sesuai standar tata ruang kantor tersebut, akan kami
bahas dalam makalah berikut.
1.2 Rumusan Masalah
Dari latar belakang masalah yang
telah dipaparkan di atas, maka dapat ditarik rumusan masalah sebagai berikut.
1.Apa yang dimaksud dengan tata ruang kantor?
2.Apa manfaat tata ruang kantor?
3.Bagaimana menyiapkan layout/tata ruang kantor?
4. Apa yang
dimaksud tata ruang kantor terbuka ?
5. apa
teknik penataan meja kerja ruang kantor ?
1.3 Tujuan Penulisan
Dari masalah-masalah yang telah
dirumuskan di atas, maka penulisan makalah ini memiliki beberapa tujuan, antara
lain:
1 Untuk mengetahui maksud
dari tata ruang kantor.
2 Untuk
mengetahui manfaat tata ruang kantor.
3 Untuk
mengetahui asas-asas dari tata ruang kantor.
4 Untuk mengetahui tata ruang kantor
terbuka.
5. untuk mengetahui teknik penataan meja kerja ruang kantor
6 untuk mrngetahui asas-asas tata
ruang kantor
BAB II
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Tata Ruang Kantor
Dalam melaksanakan tata usaha,
suatu faktor penting yang turut menentukan kelancarannya ialah penyusunan
tempat kerja dan alat perlengkapan
kantor dengan sebaik-baiknya.
Menurut The Liang Gie,
penyusunan alat-alat kantor pada letak
yang tepat serta pengaturan tempat kerja yang menimbulkan kepuasan bekerja bagi
para pegawai disebut tata ruang perkantoran.
Tata ruang kantor menurut George R. Terry, merupakan penentuan
mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan tentang penggunaan secara terperinci
dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor
fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang
layak.
Sedangkan tata ruang kantor
menurut Littlefield, Frank M. Rachel and
Donald L. Caruth, adalah susunan
perlengkapan atau peralatan dalam lantai yang luas.
Tata ruang kantor dapat pula
didefinisikan sebagai penempatan alat-alat dan mesin-mesin serta pengaturan
tempat kerja bagi para pegawai sehingga diperoleh efisiensi.
2.2 Manfaat Tata Ruang Kantor
Tata ruang
kantor yang baik akan menimbulkan keuntungan-keuntungan bagi organsasi yang
bersangkutan dalam menyelesaikan pekerjaan. Pada
pokoknya akan diperoleh manfaat-manfaat sebagai berikut.
a) Mencegah penghamburan tenaga
dan waktu para pegawai karena berjalan mondar-mandir yang sebenarnya tidak
perlu.
b) Menjamin kelancaran proses
pekerjaan yang bersangkutan.
c) Memungkinkan
pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu luas lantai tertentu dapat
dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya.
d) Mencegah para
pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan menemui suatu bagian
tertentu.
Dalam menyusun ruang untuk kerja
perkantoran, ada beberapa tujuan yang perlu dicapai. Tujuan itu merupakan
syarat-syarat yang hendaknya dipenuhi dalam setiap tata ruang kantor yang baik.
Tujuan itu antara lain:
1) Pekerjaan di
kantor itu dalam proses pelaksanaannya dapat menempuh jarak yang sependak
mungkin.
2) Rangkaian aktivtas tata usaha dapat mengalir secara lancar.
3) Segenap ruang dipergunakan secara efisien untuk keperluan pekerjaan.
4) Kesehatan dan kepuasan bekerja para pegawai dapat terpelihara.
5) Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan.
6) Pihak luar yang
mengunjungi kantor yang bersangkutan mendapat kesan yang baik tentang organisasi itu.
7) Susunan tempat
kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah diubah
sewaktu-waktu diperlukan.
2.3
Tata Ruang Kantor Terbuka
Yang dimaksud dengan tata ruang kantor terbuka (Open Plan
Offices) adalah ruangan besar untuk bekerja yang ditempati oleh beberapa pegawai yang bekerja
bersama-sama diruangan tersebut tanpa dipisahkan oleh penyekat.
Ruang besar terbuka adalah lebih baik daripada ruang yang sama luasnya
tetapi terbagi dalam satuan-satuan kecil. Tata ruang kantor terbuka lebih memuaskan daripada
terpisah-pisah, karena :
1. Memungkinkan pengawasan yang lebih efektif terhadap segenap pegawai.
2. Lebih memudahkan hubungan diantara para pegawai, menumbuhkan rasa persatuan yang lebih erat.
3. Lebih memudahkan tersebarnya cahaya dan peredaran cahaya.
4. Jika terjadi penambahan pegawai atau alat-alat kantor, tata ruang terbuka
lebih mudah menampungnya.
2.4 Keuntungan tata ruang kantor terbuka :
1. Mudah dalam pengawasan, pengaturan cahaya, udara,
pengaturan warna dan dekorasi
2. Luwes atau fleksibel apabila diperlukan perubahan
ruangan dan tidak memerlukan biaya tinggi
3. Mudah untuk mengadakan hubungan langsung,
pengawasan, penyeragaman kerja dan pembagian peralatan kerja.
4. Biaya lebih hemat atau murah untuk pemeliharaan :
ruangan kerja, penggunaan kelengkapan ruangan dan peralatan, penggunaan telepon
dan lain-lainnya.
Kerugian tata ruang kantor terbuka :
1. Kemungkinan timbul atau terjadi kegaduhan atau
kebisingan
2. Pegawai sulit untuk melakukan pekerjaan dengan
penuh konsentrasi
3. Batas kedudukan antara pimpinan dan bawahan tidak
nampak jelas
4. Pekerjaan yang bersifat rahasia sulit dilakukan
5. Kemungkinan nampak adanya tumpukan-tumpukan berkas
atau kertas dan peralatan kerja lainnya, sehingga
mengakibatkan pemandangan yang kurang baik.
2.5 Menyiapkan Layout tata ruang terbuka
a)
Pada tata ruang terbuka dimana banyak orang bekerja, apabila
pegawai-pegawai dikelompokkan dibawah pengawasan seseorang pejabat mereka
ditempatkan di dekat msing-msing pejabat yang bertangggung jawab atas kelompok
itu.
b)
Pegawai-pegawai yang mengerjakan pekerjaan-pekerjaan lembut, misalnya
mencatat angka-angka kecil secara cermat atau melukis gambar-gambar yang halus,
diberi tempat yang terbanyak memperoleh penerangan cahaya, demi kesehatan mata
dan kesempurnaan hasil kerja.
c)
Pegawai-pegawai yang bertugas mengenai urusan-urusan yang mengandung resiko
besar, ditempatkan di pojok yang tidak sering dilalui lalu lintas orang-orang.
Kalau perlu dapat dibuatkan pedengan dari kaca. Pegawai-pegawai yang bertugas
demikian itu misalnya para kasir. Dengan demikian terjaminlah keamanan uang
yang berada di bawah tanggungjawabnya.
d) Pegawai-pegawai yang sering
membuat hubungan kerja dengan bagin-bagian lainnya atau denga publik,
ditempatkan di dekat pintu. Dengan demikian orang-orang yang harus
menghubunginya tidak mondar-mandir melewati meja-meja dan mengganngu
pegawai-pegawai lainnya.
e)
Lemari dan alat-alat perlengkapan lainnya di taruh di dekat
pegawai-pegawawi yang paling sering menggunakan benda-benda itu.
f)
Alat-alat kantor yang menimbulkan suara ribut, misalnya mesin stensil, ditaruh
di dekat jendela, sehingga gema suaranya sebagian besar dapat langsung terbuang
keluar ruangan.
g)
Meja yang memuat alat-alat yang banyak memberikan getaran, misalnya mesin
hitung, tidak boleh menempel tembok atau tiang. Ini untuk mencegah getaran
mengganggu seluruh ruangan.
h)
Lemari yang berat atau peti besi dapat diletakkan menempel tembok atau
tiang sehingga mendapat peyangga untuk menambah kekuatannya.
2.6 Teknik
Penataan Meja Kerja Ruang Kantor
Semakin
banyak jumlah personil suatu kantor akan memiliki meja kerja yang relatif
banyak. Oleh sebab itu, meja kerja perlu ditata dengan sedemikian rupa sehingga
dapat memenuhi prinsip tata ruang kantor yang baik.
Teknik penataan meja kerja dapat
dilakukan dengan cara berikut :
1. Meja-meja
kerja sebaiknya disusun menurut garis lurus menghadap ke jurusan yang sama atau
dengan pola susunan yang saling bertolak belakang atau dengan posisi beradu
punggung.
2. Pada tata
ruang yang terbuka atau susunan meja-meja dapat terdiri atas beberapa baris.
3. Diantara
baris meja dan blok suatu baris dengan blok baris lainnya perlu disediakan
jarak untuk lalu lintas personil, atasan, maupun orang lain yang sedang
mendapat layanan.
4. Lebar lorong
diantara satu blok baris dengan blok baris lainnya sekitar 120 cm dan lorong
diantara satu baris dengan baris lainnya sekitar 80 cm.
5. Meja untuk
pimpinan dalam suatu ruang terbuka ditempatkan dibelakang menghadap searah
dengan personil atau didepan personil berhadapan dengan personil.
6. Penempatan
pimpinan suatu unit kerja dengan pimpinan unit kerja lain pada rung terbuka
ditempatkan dekat dengan personil yang menjadi bawahannya.
7. Penempatan
personil disesuaikan dengan jenis pekerjaannya, personnil yang banyak
mengerjakan pekerjaan yang memerlukan konsentrasi kerja yang tinggi ditempatkan
jauh dari lalu lintas orang-orang, demikian juga personil yang banyak
berhubungan dengan pihak luar ditempatkan dekat pintu masuk.
8. Personil
yang menggunakan alat kerja yang menimbulkan suara ribut (bising) ditempatkan
pada tempat yang dapat meredam suara atau jauh dari personil lain yang
memerlukan konsentrasi kerjayang tinggi
9. Personil
yang memiliki perlengkapan kerja yang relatif sulit dipindahkan ditempatkan
dekat dengan perlengkapan kerjanya
10. Personil yang memiliki alat kerja
yang menimbulkan getaran ditempatkan jauh dari dinding atau tiang agar getaran
tersebut tidak merembes kebagian lain.
11. Personil yang memiliki perlengkapan
kerja lemari yang berat atau peti besi ditempatkan dekat dinding agar perlengkapan
kerjanya ditempatkan menempel ke tembok atau tiang untuk mendapatkan penyangga
12. Pimpinan yang sering menerima tamu
dan membicarakan hal-hal yang bersifat rahasia organisasi ditempatkan pada
kamar tersendiri
13. Pimpinan atau tenaga ahli karena sifat
pekerjaannya membutuhkan ruangan tersendiri dapat dibuat ruang tersendiri
dengan ukuran 2,5x3,6 (9 m2), untuk keperluan meja pimpianan (150x90cm), kursi
pimpinan, kursi tamu, lemari pajangan/arsip pimpinan, dan lorong untuk lalu
lintas pimpinan dan tamu.
2.7 Asas-Asas Tata Ruang Kantor
Seorang ahli tata ruang pabrik Richard Muther merumuskan 6 asas pokok
tata ruang pabrik yang terbaik. Walaupun asas-asas itu diperuntukkan bagi
tempat kerja yang tugasnya menghasilkan sutau barang, namun dengan penyesuaian
seperlunya dapat dijadikan sebagai dasar bagi tata runag kantor. Asas-asas tersebut antara lain:
a) Asas mengenai jarak terpendek
Dengan tidak mengabaikan hal-hal yang khusus, suatu tata ruang yang terbaik
ialah yang memungkinkan proses penyelesaian suatu pekerjaan menempuh jarak yang
sependek-pendeknya. Dalam menyusun tempat kerja dan
menempatkan alat-alat, hendaknya asas ini dijalankan sejauh mungkin.
b) Asas mengenai rangkaian kerja
Suatu tata rung kantor yang terbaik ialah yang
menempatkan para pegawai dan alat-alat kantor menurut rangkaian yang sejalan
dengan urut-urutan penyelesaian pekerjaan kantor yang bersangkutan. Asas ini
merupakan kelengkapan dari asas mengenai jarak terpendek. Jarak terpendek
tercapai jika para pekerja atau alat-alat ditaruh berderet-deret menurut urutan
proses penyelesaian pekerjaan. Menurut asas ini suatu pekerjaan harus
senantiasa bergerak maju dari permulaan dikerjakan sampai selesainya, tidak ada
gerak mundur atau menyilang. Hali ini tidak berarti bahwa jalan yang ditempuh
harus selalu berbentuk garis lurus. Yang terpenting adalah proses itu harus
selalu mengarah maju ke muka menuju penyelesaian. Bentuknya dapat berupa garis
bersiku-siku atau lingkaran ataupun berwujud huruf L atau U.
c) Asas mengenai penggunaan
segenap ruang
Tata ruang yang terbaik ialah yangmempergunakan
sepenuhnya semua ruang yang ada. Ruan gitu tidak hanya yang berupa luas lantai
saja (ruang datar), melainkan juga ruang yang vertical ke atas maupun ke bawah.
Jadi diusahakan tidak ada ruang yang dibiarkan tidak terpakai.
d) Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja
Tata ruang yang terbaik ialah yang dapat diubah atau disusun kembali dengan
tidak terlampau sukar atau tidak memakan biaya yang besar.
BAB III
PENUTUP
3.1
Kesimpulan
Yang dimaksud dengan tata ruang kantor terbuka (Open Plan
Offices) adalah ruangan besar untuk bekerja yang ditempati oleh beberapa pegawai yang bekerja
bersama-sama diruangan tersebut tanpa dipisahkan oleh penyekat.
Ruang besar terbuka adalah lebih
baik daripada ruang yang sama luasnya tetapi terbagi dalam satuan-satuan kecil.
Tata ruang
kantor terbuka lebih memuaskan daripada terpisah-pisah
tata ruang kantor juga
memiliki keuntungan dan kerugian
keuntungan :
1. Mudah dalam pengawasan, pengaturan cahaya, udara,
pengaturan warna dan dekorasi
2. Luwes atau fleksibel apabila diperlukan perubahan
ruangan dan tidak memerlukan biaya tinggi
3. Mudah untuk mengadakan hubungan langsung,
pengawasan, penyeragaman kerja dan pembagian peralatan kerja.
4. Biaya lebih hemat atau murah untuk pemeliharaan :
ruangan kerja, penggunaan kelengkapan ruangan dan peralatan, penggunaan telepon
dan lain-lainnya.
Kerugian tata ruang kantor terbuka :
1. Kemungkinan timbul atau terjadi kegaduhan atau
kebisingan
2. Pegawai sulit untuk melakukan pekerjaan dengan
penuh konsentrasi
3. Batas kedudukan antara pimpinan dan bawahan tidak
nampak jelas
4. Pekerjaan yang bersifat rahasia sulit dilakukan
5. Kemungkinan nampak adanya tumpukan-tumpukan berkas
atau kertas dan peralatan kerja lainnya, sehingga
mengakibatkan pemandangan yang kurang baik.
Asas pokok tata ruang kantor
a)
Asas mengenai jarak terpendek
b)
Asas mengenai rangkaian kerja
c)
Asas mengenai penggunaan segenap ruang
d) Asas mengenai
perubahan susunan tempat kerja
3.2 Saran
Makalah ini sangat jauh dari kata sempurna. Untuk itu
saya sangat mengharapkan kritik dan saran yang membangun sehingga kedepannya
pembuatan makalah ini bisa lebih baik lagi.
DAFTAR PUSTAKA
Tidak ada komentar:
Posting Komentar